POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL CONTENIDA EN BASES DE DATOS

KLAPP, sociedad comercial constituida bajo las leyes de la república de Colombia, en aras a desarrollar el derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la Constitución Política, en virtud del cual “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.” De igual forma, obedeciendo las instrucciones proveídas en la ley estatutaria 1581 de 2012, procede a comunicar la política de tratamiento de información confidencial comunicada por nuestros proveedores y clientes la cual se rige por los preceptos constitucionales, legales vigentes y las siguientes cláusulas.

1.- Conductas Inequívocas de Aceptación Manejo de Información: El titular otorga autorización incondicional e irrevocable a KLAPPpara el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información confidencial personal o de la sociedad comercial que represente cuando sea transmitida vía correo electrónico, correo postal, diligenciamiento de formularios físicos o virtuales en la página de internet www.soytecnico.com y/o entregue documentos personales, comerciales, contables, financieros, técnicos a cualquier representante de KLAPP. Esa información será tratada y almacenada conforme a la política de tratamiento de información confidencial de KLAPP

2.- Responsable del Manejo de Información: KLAPP(en adelante KLAPP) sociedad comercial constituida bajo las leyes de la república de Colombia, identificada con NIT 000000000, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá – Colombia en la dirección de notificaciones judiciales mencionada en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comerio de Bogotá, así como el teléfono y correo electrónico de notificación judicial allí contenidos, será responsable del manejo de la información confidencial revelada por el titular.

3.- Definiciones: Para los efectos e interpretación de esta política se aplicarán las definiciones contenidas en la ley estatutaria 1581 de 2012.

4.- Modos De Obtención De Información Por Parte Del Titular: KLAPP obtiene datos personales en las siguientes actividades, sin que la siguiente lista sea excluyente:

  • Captación de datos a través de la línea de servicio al cliente.
  • Captación información de proveedores.
  • Cobro de cartera de clientes en sus unidades de negocios.
  • Captación información a través de la página web.
  • Información de nómina y manejo de personal.
  • Ejecución de contratos.
  • Ferias y congresos.

Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se presente la captación de datos personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío, transferencia, transmisión, administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento, e inclusión de dichos datos personales dentro de las bases de datos en su servidor o en el de un tercero tanto en Colombia como en el exterior KLAPP deberá acatar lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, en la ley estatutaria 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013. Por lo tanto, obtendrá previamente autorización del titular. KLAPP usará la información captada para la ejecución de su objeto social y además para realizar las siguientes actividades sin que su enunciación tenga el carácter de restrictivo:

  • Atención a requerimiento de autoridades.
  • Registro de clientes.
  • Análisis de riesgo crediticio, estudios de seguridad de clientes, proveedores y usuarios.
  • Cumplimiento de contratos.
  • Envío de correspondencia, correos electrónicos, contacto telefónico con sus clientes, proveedores, trabajadores y usuarios.
  • Selección de personal.
  • Consulta y reporte a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.
  • Gestión de Cobranza.

5.- Vigencia de las Bases de Datos: Las bases de datos serán vigentes mientras la sociedad comercial KLAPPesté vigente.

6.- Derechos de los Titulares de las Bases de Datos: Los titulares de las bases de datos tendrán los derechos contenidos en la Constitución Política de Colombia, y la legislación colombiana vigente. En aplicación de los términos de la ley, KLAPP asume el papel de responsable del tratamiento de bases de datos cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, o transfiera datos de los titulares en alguna de sus actividades de la compañía, ya sea por si misma o a través de terceros. Los derechos que le asisten a los titulares son:

  • Conocer, actualizar, modificar, corregir, suprimir sus datos personales frente a los responsables del tratamiento. Este derecho se circunscribe solamente frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de autorización de uso de datos.
  • Ser informado del uso de sus datos personales.
  • Presentar conforme a la Ley las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley vigente que regule el tratamiento de información personal en bases de datos.
  • Revocar la autorización.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

7.- Tratamiento de Datos Sensibles y Datos Personales de Niños y Adolescentes: KLAPP no recaudará datos relacionados con niños y/o adolescentes. Los datos sensibles recaudados de sus empleados se harán con fines únicos y exclusivos del manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y convencionales laborales, de seguridad social y/o de salud ocupacional en vigencia y/o finalización de esta. Dichos datos son manejados por el área de gestión de personal de KLAPP.

8.- Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos: KLAPP permitirá el acceso gratuito al titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas, así como para garantizar el derecho de los titulares a presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos. KLAPP también permitirá el acceso de las siguientes personas:

  • Titular del dato.
  • Causahabientes del titular del dato.
  • Entidades públicas y/o administrativas.
  • Por orden judicial o de tercero autorizados por el titular o la ley.
  • Por estipulación a favor de otro.

KLAPP permitirá las consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito en la dirección de notificación judicial mencionada en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comerio de Bogotá, así como el teléfono y correo electrónico de notificación judicial allí contenidos, a través de la página web http://www.soytecnico.com. El titular podrá diligenciar el formulario y enviar la petición, queja o reclamo las cuales serán contestadas dentro de un período de 10 días hábiles, conforme a lo previsto en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de KLAPP.

9.- Recepción de Preguntas, Quejas, Reclamos y Consultas: Para PQR recibidos por medio físico o mediante mail: Se adoptará e implementará el Formato Único de Recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos el cual deberá ser descargado de la página de KLAPP. El formato deberá ser enviado por correo postal a la dirección de notificación judicial mencionada en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comercio de Bogotá, o al correo electrónico mencionado en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comercio de Bogotá. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. b) Recepción de consultas, peticiones y reclamos a través del Call Center: La Operadora una vez escuche la solicitud del usuario, deberá solicitar su autorización para la recepción de sus datos personales, no sin antes darle el derecho de consultar el Aviso de Privacidad publicado en la página web de KLAPP www.soytecnico.com Las consultas, peticiones y reclamos recibidos por este medio serán tramitados por la compañía y su respuesta será dada por escrito a la dirección de notificación aportada por el titular. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. c) Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: Esta procederá frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular. La solicitud que realice el titular sobre el particular, deberá ser enviada por correo postal a la dirección de notificaciones judiciales mencionada en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comerio de Bogotá, o al correo electrónico registrado en el certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio de Bogotá. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. d) Solicitud para revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular (excepto en los casos donde la ley señala expresamente que no procede) o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento por parte de KLAPP de los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. e) Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante KLAPP por correo postal la dirección de notificaciones judiciales mencionada en el certificado de existencia y representación emitido por la Cámara de Comerio de Bogotá o al correo electrónico registrado en el certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio de Bogotá dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a KLAPP, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando exista un reclamo, KLAPP deberá informar a los terceros con quienes hubiere compartido los datos personales que están siendo objeto de reclamo, que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite. Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; Mientras la información este siendo controvertida por su titular ante la autoridad, KLAPP no podrá circularla con terceros.

10.- Comité de Privacidad: Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, se crea el Comité de Privacidad. Sus funciones son las siguientes:

  1. Proveer los mecanismos para que los procesos y controles estén diseñados para velar por la protección de datos personales buscando salvaguardar la solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales, el cumplimiento de la política de tratamiento de la información, el cumplimiento de las políticas de cada área sobre habeas data, el funcionamiento de los métodos de consulta y respuesta sobre solicitudes asociadas a datos personales, incluyendo su supresión.
  2. Resolver consultas del Grupo de Respuestas de Incidentes Informáticos y de las distintas áreas de la compañía sobre el tratamiento de datos personales.
  3. Solicitar modificaciones a los procesos internos de las distintas áreas de la compañía con el fin de mantenerlos alineados con las normas de habeas data y la Política de Tratamiento de la Información de KLAPP.
  4. Estudiar las solicitudes de autorización de las distintas áreas de la compañía para compartir con terceros datos personales capturados por KLAPP.
  5. Definir los programas de capacitación y entrenamiento, junto con su periodicidad, que sean requeridos por el personal y contratistas de KLAPP.
  6. Revisar los resultados de las auditorías internas y externas realizadas sobre el tratamiento de datos personales y establecer planes de acción frente a sus resultados. El Comité de Privacidad sesionará cada 6 meses o en cada oportunidad que se requiera. El encargado de realizar las convocatorias para las reuniones es el Oficial de Privacidad.

11.- Actualización de esta Política: KLAPP se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo con sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada, deberá informarlo a través de medios idóneos a los titulares de los datos contenidos en sus bases de datos, previo a su implementación.

12.- Fecha de entrada en vigencia de la Política: La presente política es publicada el día 04 de septiembre de 2019 publicada por KLAPP en la página de internet www.klapp.com.co.